《档案管理》实验指导书

实验一：文书立卷

 

 

一、实验目的

通过本实验，使学生掌握文书立卷的一般程序、基本方法和要求，并在此基础上理解文书立卷的意义、优缺点以及进行文书立卷改革的必要性。

二、实验原理

文件的整体功效大于单份文件的功效。文件整体是指由一个事件、一项工程、一个人、一个机关、一个国家形成的一组或一系列文件的集合体。“文件整体”缩小了检案范围，在手工条件下便于查找，并且满足了人们了解事物原貌的要求。文书立卷就是将一组有联系的文件组成案卷，形成文件系统中最基本的集合体，并将这些文件有序化、固定化，以便长久保存。为此，立卷时应坚持如下原则：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

三、实验仪器及材料

（一）实验材料

若干年度的某高校的党务、行政、教学类复制文件材料。

（二）实验仪器

去钉机，号码机，涂纸液，装订机，棉线，浆糊，白纸，卷皮（盒）。

四、实验结果及其要求

（一）实验结果

将杂乱无序的文件有序组合并装订整理，形成若干案卷。编写案卷目录。

（二）实验结果要求

1、准确划分文件所属年度、案卷的保管期限。

2、组卷合理，能反应出机关工作的历史面貌，便于保管和检索利用。

3、卷内文件排列有序，材料齐全（含卷内文件目录和备考表），卷内文件目录填写规范。

4、装订整齐、结实、美观。

5、案卷标题内容准确，文字简练、通顺，合乎语法，标点正确。

6、案卷封面抄写工整、清晰。

五、实验步骤

（一）编制分类方案

根据机关（实验文件材料所属机关）内部机构设置、职能分工、文件数量等情况编制分类方案。

如机关规模较大、文件数量较多、分工明确、内设机构稳定，宜按机构分类，即一个内设机构为一类；反之，宜按职能（问题）分类。

（二）分年度、分类

1、分年度

所属不同年度的文件应分别立卷，不同年度的文件不应该放在一起立卷。

（1）计划、预算、决算、总结、统计表等应放在文件内容针对的年度立卷。

（2）请示与批复，应放在批复年度立卷。

（3）跨年度的会议文件放在会议开幕年度立卷。

2、分类

将同年度的文件按分类方案进行分类。

划分保管期限：按照国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的规定，准确地判定每份文件或每组文件的价值，划定保管期限为永久、定期（30、10年）。

3、组卷

要按照保持文件之间的历史联系，反映出机关工作的历史面貌，并便于保管和检索利用的基本要求，在区分文件的保管期限和进行适当分级的基础上，以问题特征为主，灵活地结合运用其他特征（即时间特征、名称特征、作者特征、通讯者特征、地区特征）进行组卷。

（1）把密切联系的一个问题、一项工作、一次会议、一个案件的文件按重要程度、文件多少合理组卷；印本与定稿、正件与附件、请示与批复、批转（转发）件与被批转（转发）件应放在一起组卷。

（2）适当分级：将上级、本级、下级的文件适当分开，防止将上级、本级、下级文件一竿子到底的立卷方法。

（3）一组具有密切联系的文件，应统一确定它们的保存价值。一般采取就高不就低，从长不从短的原则。

（4）每个案卷的文件数量要适当，避免过厚或过薄。

（三）排列卷内文件

卷内的每份文件，应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。

1、对只有一个作者，一个问题的案卷，应按文件日期先后顺序排列；对只有一个作者、几个问题的案卷应先排问题，后排时间；对只有一个问题、几个作者的案卷，应先排作者、后排时间；对只有一个作者、几个问题的案卷应先排问题、后排时间；对只有一个问题、几个作者的案卷，应先排作者、后排时间；对只有一个问题、一个作者、几个地区的案卷，应先排地区、后排时间。

2、印本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；批转（转发）件在前，被批转（转发）件在后；会议文件按重要程度结合形成顺序排列。

（四）编写页号，登记目录，填备考表

案卷内的文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应以案卷为单位，统一在有文字的每页材料正面的右上角或右下角，背面的左上角或左下角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。

案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，每一格只写一行字，用钢笔或毛笔正楷填写。对文件的题名（标题）不要随意删改和简化，没有题名的应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者（文件作者）、年月日的文件要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。

案卷卷末应放置备考表。有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内；若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和立卷时间填写上以示负责。

（五）去除金属，裱糊加边，装订案卷

卷内文件材料要去掉金属物。

对装订线外有字迹的要加边，对破损或大小不一的文件，要加以修复、折叠；字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

装订案卷时右侧装订的卷要左侧、下沿取齐，文件要与卷皮下沿取齐，不得放倒、放反、放斜，不得钉住字，也不能漏订。采用三孔一线的方法装订，孔距要适当，孔眼不宜太大，用线绳装订，要勒紧，结头结在背面。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。

（六）拟写案卷标题

案卷标题是对卷内文件的主要内容与成分的概括揭示。

应全面、准确、简明地对卷内文件成分和内容进行概括，一般应标出卷内文件的作者、问题、名称三个基本部分，必要时还应加上地区、时间或通讯者。内容避免过于抽象、笼统，也不可具体罗列文件标题。一般在三、四十个字以内标出为宜，最好不要超出五十个字。

（七）填写封面

案卷封面要用毛笔或钢笔正楷填写清楚，字迹要工整、清晰。卷皮封面顶端一栏填写机关全称，第二栏填写组织机构或问题类别。标题的行距要安排适当。

（八）排列案卷，编制目录

一个年度的案卷，应先按永久、长期、短期三种不同保管期限分开，同一种保管期限的案卷，按组织机构或问题，并依照案卷之间的有机联系，结合重要程度排列顺序，并编上案卷号。

案卷目录按不同的保管期限编制，可根据案卷数量多少确定。

六、思考题

请就以下三个问题写出实验小结：

（一）应归档的文件材料有何特征（如何划分文件材料归档和不归档范围）？

（二）组卷时应如何保持文件之间的有机联系？

（三）通过本实验操作，你对文书立卷这顶工作的感受是什么？

实验二：归档文件整理

 

 

一、实验目的

通过本实验操作，掌握归档文件整理的方法和要求，深入理解文书立卷改革的重要意义。

二、实验原理

计算机的应用为简化归档文件材料的整理方法提供了技术支持。归档文件整理是相对于传统立卷方式而言的，是指在“简化立卷，深化检索”的思想指导下，破除“卷”的概念，直接以“件”为单位归档整理，并在计算机条件下，将文件级目录录入电脑，实现快速便捷的检索查询。总之，以文件为单位整理归档文件，既最大限度地保持了文件的历史面貌，又便于计算机管理和应用。

三、实验仪器及材料

（一）实验材料

若干年度的某高校的党务、行政、教学类复制文件材料。

（二）实验仪器

档案盒，档号章，去钉机，装订机，棉线，浆糊，白纸，号码机，计算机，归档文件整理软件（GD2000软件）。

四、实验结果及其要求

（一）实验结果

将归档文件以“件”为单位分类整理，使之有序化。

（二）实验结果要求

1、准确区分文件的归档范围和判定文件的保管期限。

2、准确确定文件“件”的内容及件内文件的排列顺序。

3、分类科学合理。

4、文件装盒符合规范要求。

五、实验步骤

（一）划分文件材料的归档与不归档范围

区分归档与不归档的文件材料，将凡是具有查考保存价值的本机关的收发文件、电报、会议文件、机关内部使用的文件、电话记录、会议记录等均需归档的文件材料留存整理。

（二）整理成件

将单份文件经过初步整理装订以达到“件”的要求。

1、一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。

2、归档文件应齐全完整。破损的文件应予修整；字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。

3、归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。

4、每一件归档文件应有完整连贯的总页号。对自身有页号的文件不再编页号；对自身无页号的文件材料要补编页号，文件中有图文的页面为一页；如果一份文件材料的页号由几部分组成（如正文、附件各自编页号），那么此类文件材料的页号要重编。

（三）分类

1、分年度：按文件的形成时间区分文件的所属年度。

2、划分保管期限：按有关的保管期限表将文件划分为永久，定期（30、10年）。

3、分机构（问题）：按《××××归档文件整理实施细则（试行）》的要求结合实验文件材料所属机关的具体情况分类。

（四）排列编号

在每个小类下面的所有文件按时间先后顺序排列，给每小类排列好的文件编上件号，均各自从1开始编制到最后一份为止。

在文件上方空白处盖上归档章。

（五）录入，编写书面文件目录

将文件级条目录入计算机。

编写书面文件目录。录入后打印出一套目录保存。目录可一年装订一本也可一年内按保管期限或类别分开装订成若干本，根据目录量多少自己掌握。每一本目录应加一张封面，并在封面把相关内容填写好，保管期限、机构（问题）可根据需要选择填写或不填写。

（六）装盒

把文件装入档案盒内。装盒时不同年度、不同期限、不同类别的文件不得装在同一盒内。装好后在背脊上相关栏目填上相关内容，盒号暂不填写（待将来档案馆接收档案进馆时根据需要统一填写）。盒内放备考表，以说明盒内文件情况；无情况说明的填上整理人、检查人、整理时间，以示负责。

六、思考题

请就以下两个问题写出实验小结：

（一）归档文件整理与文书立卷的步骤有何不同？相同环节的具体做法有什么差别？

（二）归档文件整理方法较之文书立卷有何优点？

实验三：电子档案管理

 

 

一、实验目的

通过本实验操作，使学生初步掌握档案管理的相关知识点，了解档案管理系统所涉及的角色以及各角色所涉及的功能，熟悉并深入理解档案管理的相关流程。

二、实验原理

本系统作为电子政务模拟教学软件的一个组成部分，在整个电子政务模拟操作当中是一个很重要的部分，对于学生了解政府档案管理的内容和方式以及在信息化管理条件下针对档案管理的操作提供了可靠充分的参考和演练实验平台。

本系统在设计本着档案管理系统的通用性进行设计，旨在提供一个能够囊括档案行业多数业务功能和管理模式要求的通用系统，该系统作为模拟教学和学生实验使用具有相对于现行档案管理系统产品的通用性、灵活性、可扩充性等较强功能；对于参加实验的学生熟练掌握后，从事该项业务时能够很快领悟和掌握同类管理系统。

三、实验仪器及材料

（一）实验材料

利用电子政务教学系统的档案管理平台，掌握网上电子档案管理的模式和方法。

（二）实验仪器

计算机，电子政务教学模拟系统，远程计算机联网，服务器。

四、实验结果及其要求

（一）实验结果

1、由“系统功能管理”角色，完成档馆信息维护，系统配置项维护，角色，用户、权限的维护，档案日志信息管理。

2、由“档案管理系统”及“档案大厅”角色，完成档案收集、审核，档案编目，档案提交入库、接收入库，档案保管信息维护，档案鉴定信息维护，档案技术处理，档案编研、发布，档案借阅，主题、专题、事项维护，档案转出信息维护，档案销毁，档案检索、统计，数字化预警设置等任务。

（二）实验结果要求

1、明确系统涉及到的角色。系统功能管理是指维护档案馆的基本信息，包括角色、用户、权限的维护。档案管理系统是指能操作档案系统内的相关业务数据，如档案的收集，鉴定，编研等操作。档案大厅用户是档案的检索、借阅和预约相关操作。

2、试验时应先设置相应的档案基本信息。

3、添加角色成功后，应该赋予相应的权限。

4、试验时注意不同的角色的职责。

5、注意档案在系统中状态的变化。

五、实验步骤

实验流程：

（一）系统功能管理角色操作

1、档馆信息维护。掌握档馆信息新增，编辑过程。

2、系统配置项维护。掌握档案性质，密级，组成形式，收集形式，馆藏地址，类别等系统配置项新增，编辑，删除的过程。

3、角色，用户，权限维护。掌握角色，用户新增、编辑、删除，设置角色权限过程，熟悉角色与用户之间的关系。

4、档案日志信息管理。掌握档案日志信息查询、删除操作。了解档案业务执行过程。该任务由“系统功能管理”角色完成。进行该任务之前，需进行档案业务操作（如：档案收集）。

（二）“档案管理系统”角色和“档案大厅”角色配合操作操作

1、档案收集、审核。掌握档案新增，编辑，删除操作，了解档案收集方式及过程；对已收集的档案进行审核或驳回操作，了解档案状态的变化，为档案编目提供数据。

2、档案编目。掌握一级目录，二级目录的新增，修改，删除操作，了解档案编目过程。掌握为创建的目录，新增，删除关联档案，为档案入库提供数据。

3、档案提交入库，接收入库。掌握档案入库流程，了解在对档案接收入库进行接收或驳回操作后，档案状态的变化，并为档案保管提供数据。

4、档案保管信息维护。掌握档案保管信息登记、修改操作，了解保管年限意义及档号生成方式，为档案鉴定提供数据。

5、档案鉴定信息维护。掌握档案鉴定、再鉴定操作，了解档案鉴定的作用，为技术处理、档案转出、档案销毁提供数据。

6、档案技术处理。掌握对已鉴定为有价值且允许进行保护处理的档案，进行加密、微缩、数字化操作。

7、档案编研、发布。掌握新增、编辑、删除编研课题，添加、删除关联档案，新增、编辑、删除关联正文，对已编研课题，进行发布、终止发布操作，以便档案大厅显示。

8、档案借阅。对档案大厅借阅和预约的档案进行审核和驳回操作，确定档案使用情况，进行历史查询，以便了解、跟踪档案借阅情况。

9、主题、专题、事项维护。掌握新增、编辑、删除主题，专题、事项操作，了解三者之间的从属关系，熟悉为事项添加，删除关联档案过程。

10、档案转出信息维护。登记档案转出信息操作，打印档案转出单，以便书面备份，熟悉档案转出过程。

11、档案销毁。对已鉴定为无价值的档案，进行销毁或驳回操作，了解档案状态变化。

12、档案检索、统计。用多样的检索条件，查询档案信息，统计档案使用，收藏等情况。

13、数字化预警设置。对档案数量阀值进行设置，利用不同的提醒方式，模拟数字化预警，保存数字化预警设置。

（三）“档案大厅”角色和“档案管理系统”角色配合操作

1、注册大厅用户。进行注册档案大厅用户操作，以便拥有一个自己的“档案大厅”。

2、大厅档案检索、统计。利用多样的检索条件，查询档案信息，统计档案借阅次数。包括初级检索、高级检索、多字段检索等。

3、大厅档案借阅，预约。对档案进行预约、借阅操作，了解以被档案管理系统审核或驳回过程。包括借阅记录查询、借阅归还、预约记录查询、档案统计、借阅档案、预约档案等。

六、思考题

请就以下四个问题写出实验小结：

（一）档案管理包含的内容有哪些？

（二）什么是档案编研？

（三）档案管理的相关过程有哪些？

（四）档案管理系统中各个角色的主要工作和联系是什么？档案管理系统的意义是什么？